Sắp lại việc lặp lại: mỗi nhóm một khung giờ riêng

Chuyện thường gặp

Đang soạn báo giá dở thì có tin nhắn. Trả lời xong, anh chị quên soạn tới đâu, phải mở lại từ đầu. Một ngày có nhiều lần như thế.

Cuối tuần nhìn lại thì chẳng việc nào xong trọn vẹn. Người ta bảo "phải sắp xếp thời gian".

Vì sao: việc nhỏ rải cả ngày thì ngày nào cũng đứt quãng

Mỗi lần bỏ việc này để sang việc khác, anh chị phải nhớ lại mình đang làm gì. Việc cùng kiểu làm liền một mạch thì gọn hơn, nên hãy gom, đừng rải.

Cách làm: gom theo kiểu việc, mỗi kiểu một khung giờ

Bước 1. Chia việc lặp lại thành ba nhóm theo cách làm. Nhóm ngồi nghĩ: viết bài, soạn báo giá. Nhóm trả lời người: nhắn tin, gọi khách. Nhóm chân tay: ghi sổ tuần, dọn kho.

Bước 2. Gạch dưới việc kéo người hỏi hoặc chốt đơn. Việc không gạch thì xếp vào khung riêng, đừng để chen vào giữa.

Bước 3. Cho mỗi nhóm một khung giờ cố định. Ví dụ, số minh hoạ: một tuần của tiệm nghỉ Chủ nhật.

Sáng thứ Hai, 3 giờ        viết bài cả tuần
Mỗi ngày, 2 khung 30 phút  nhắn tin, gọi khách
Chiều thứ Bảy, 2 giờ       ghi sổ tuần, dọn kho

Phần phải ngồi nghĩ chỉ còn 3 giờ sáng thứ Hai. Nhắn tin và việc chân tay nằm ở khung riêng, không cần ngồi nghĩ.

Mỗi ngày cần khoảng 6 người hỏi (số ví dụ ở bài tính ngược). Mỗi người trả lời mất khoảng 10 phút, nên 6 × 10 = 60 phút, tức hai khung 30 phút là vừa.

Việc phải làm mỗi ngày, như giao hàng (việc giữ cửa ở bài ba loại việc), vẫn có khung riêng. Khung sáng thứ Hai chỉ để ngồi nghĩ. Nó không chồng lên khung việc chính hằng ngày, như trong bài chọn một việc quan trọng nhất tuần.

Cộng lại: 3 giờ + 6 giờ + 2 giờ = 11 giờ một tuần. Số 6 giờ là 60 phút × 6 ngày = 360 phút. Đây chỉ là các việc lặp lại, chưa gồm việc chính của tuần.

Việc chân tay: nếu tiền thuê thấp hơn tiền lãi kiếm được trong cùng số giờ thì nên thuê. Ví dụ, số minh hoạ: thuê người làm 2 giờ chân tay hết 200.000. Còn 2 giờ gọi lại người đã hỏi giá ra khoảng 2.000.000 lãi (số ví dụ), nên thuê.

Bước 4. Ghi các khung giờ vào lịch điện thoại, đặt tên đúng nhóm: "Viết bài", "Trả lời", "Chân tay". "Tuần nào rảnh thì viết" sẽ thành không tuần nào rảnh.

Bước 5. Nhờ trợ lý soạn nháp cả tuần. Nhớ bỏ tên người và số tài khoản trước khi gửi:

Tôi làm nghề [ghi nghề]. Mỗi tuần tôi cần viết [số] bài.
Hãy soạn sẵn nội dung cả tuần trong một lần.
Mỗi bài có 1 câu mở đầu và 4 đến 6 câu thân bài.
Câu mở đầu chỉ hứa điều thân bài có nói tới.
Đừng doạ, đừng hối thúc, đừng bịa lời khách khen.
Viết văn xuôi tiếng Việt, câu ngắn, xưng "tôi", gọi người đọc "anh chị".

⏱ Việc 10 phút

Làm ngay trong 10 phút

Cần tờ giấy và lịch trong điện thoại.

1. Viết các việc lặp lại của tuần qua, mỗi việc một dòng. (3 phút)

2. Chia ba nhóm: ngồi nghĩ, trả lời người, chân tay. (2 phút)

3. Gạch dưới việc kéo người hỏi hoặc chốt đơn. (1 phút)

4. Chọn giờ cố định cho từng nhóm. (2 phút)

5. Ghi các khung vào lịch điện thoại. (2 phút)

Tôi làm rồi

Ba chỗ hay sai

• Dùng giờ gom được để làm việc phụ khác. Giao được việc dọn kho cho người khác rồi, hôm sau lại ngồi ba tiếng chọn màu logo.
• Gom việc nhưng không đặt giờ cố định. Thiếu khung giờ có tên trong lịch thì việc gom trôi mất.
• Bỏ khung trả lời tin vì thấy viết bài quan trọng hơn. Kéo về 20 người hỏi mà trả lời chậm 2 ngày thì dễ mất nhiều người. Họ đã tự tìm tới, trả lời kịp là cách ít tốn tiền nhất.