Danh sách việc dài mãi mà đơn hàng không tăng — vì sao

Chuyện thường gặp

Sáng mở sổ, danh sách có mười bốn dòng. Trả lời tin nhắn. Đặt hàng nhà cung cấp. Sửa ảnh bìa. Xem nốt khoá học. Gọi thợ. Họp với nhân viên. Đổi bảng giá cho đẹp hơn.

Tối về, gạch gần hết. Mệt rã, nhưng ngủ ngon vì thấy mình chăm. Cuối tháng đếm đơn: vẫn bằng tháng trước. Cứ thế 12 tháng.

Vì sao: tờ giấy dụ mình

Người bận mà không ra tiền thường là người siêng năng, ít khi là người lười.

Vấn đề nằm ở hình dạng tờ giấy. Danh sách là một hàng dọc. Mọi dòng trông giống nhau: cùng cỡ chữ, cùng một ô để tích.

Nhưng "gọi 3 khách đang phân vân" và "đổi phông chữ bảng giá" không hề bằng nhau. Việc đầu có thể ra 4,5 triệu tiền khách trả tối nay (ví dụ: 3 khách, mỗi khách 1,5 triệu). Việc sau không ra đồng nào.

Bộ não lại hay chọn việc dễ nhất, vì dòng nào tích xong cũng thắng như nhau. Đổi phông chữ mất 10 phút, không sợ bị từ chối. Gọi khách mất 40 phút, có thể nghe "để tôi nghĩ thêm". Thế là mình chọn việc nhẹ.

Tờ giấy đã dụ anh chị chọn việc dễ. Ai ngồi trước tờ giấy ấy cũng dễ làm vậy.

Cách làm: thử một lần cho thấy tận mắt

Bước 1. Lấy danh sách của một ngày tuần trước. Đừng lấy hôm nay, vì mình sẽ tự thiên vị.

Bước 2. Hỏi mỗi dòng một câu. Nếu bỏ việc này, tháng này tôi mất mấy đơn? Đừng hỏi việc đó có quan trọng không. Ai cũng tự trả lời là có.

Bước 3. Chia làm hai nhóm. Nhóm nối vào đơn, và nhóm chưa nối. Ví dụ 14 dòng chia ra 3 dòng nối: gọi 3 khách, đăng 1 bài, hỏi khách cũ. Còn 11 dòng chưa nối (ví dụ): đổi phông chữ, xem nốt khoá học, họp 90 phút, sửa ảnh bìa.

Việc giữ cửa hàng chạy như nhập hàng, giao hàng vẫn phải làm. Trả lời khách đang hỏi mua thì tính là nối vào đơn. Bài này chỉ giúp anh chị đừng coi việc giữ cửa là việc làm tăng đơn.

Bước 4. Cộng giờ. Ví dụ 3 dòng nối mất khoảng 1 tiếng. 11 dòng chưa nối mất 7 tiếng. Cộng lại là 8 tiếng, mà chỉ 1 tiếng dính tới tiền.

Sức của anh chị đang đổ vào chỗ chưa có ống dẫn, như tưới cả sân mà cây nằm ở góc. Nên cảm giác "bận suốt mà không đi tới đâu" là cảm giác đúng.

Anh chị chỉ cần đổi hình dạng tờ giấy. Từ hàng dọc thành bản đồ, mỗi việc nối được vào một con số tiền ở giữa. Bài kế chỉ cách vẽ.

⏱ Việc 10 phút

Làm ngay trong 10 phút

Cần giấy bút. Không còn tờ cũ thì nhớ lại và viết 8 dòng.

1. Lấy tờ việc của một ngày tuần trước. (2 phút)

2. Cạnh mỗi dòng, ghi: bỏ việc này thì mất mấy đơn. Ghi nhanh một con số, đừng nghĩ lâu. (3 phút)

3. Gạch chân dòng mà bỏ đi vẫn không mất đơn nào. Đếm xem được mấy dòng. (1 phút)

4. Ước giờ cho từng nhóm. Chưa nhớ thì ước chừng. (3 phút)

5. Viết to số giờ đã nối vào đơn. (1 phút)

Tôi làm rồi

Ba chỗ hay sai

• Nghĩ dài hơn là chăm hơn. Danh sách 20 dòng không giỏi hơn danh sách 4 dòng. Nó chỉ cho thấy anh chị đang gánh nhiều, chưa cho thấy anh chị tiến.
• Xếp việc theo thứ tự ai nhắn trước làm trước. Như vậy là để người khác xếp lịch giúp mình, mà họ thường xếp theo việc của họ.
• Coi việc chuẩn bị là việc ra đơn. Sửa bảng giá, làm lại danh thiếp, dọn kho ảnh nghe giống việc bán hàng, nhưng chưa chạm tới khách nào. Chuẩn bị mãi thì dễ không bao giờ tới lúc bán.