Khi nào anh chị cần bắt đầu xuất hoá đơn

Chuyện thường gặp

Anh chị đang bán ngon cho khách lẻ. Bỗng một công ty nhắn: "Bên chị bán sỉ được không? Nhưng phải có hoá đơn đỏ nhé."

Đơn to, khách đàng hoàng. Nhưng mình chưa xuất được hoá đơn, nên đành từ chối. Tiếc đứt ruột.

Vì sao: thường là một nhóm khách mới đòi hoá đơn

Hoá đơn là tờ giấy ghi rõ ai bán, ai mua, bán món gì, bao nhiêu tiền. Nay phần lớn là hoá đơn điện tử, nghĩa là xuất trên máy tính hoặc điện thoại, không in giấy. "Hoá đơn đỏ" là tên gọi quen của hoá đơn giá trị gia tăng.

Khách lẻ mua về dùng thường không đòi hoá đơn. Khách lẻ không đòi thì khi doanh thu còn nhỏ thường chưa phải xuất. Hộ bán nhiều thì có thể khác, hỏi cơ quan thuế để chắc. Có khách lẻ đòi thì hỏi cơ quan thuế cách làm.

Công ty, đại lý, cơ quan, trường học, hay người mua nhiều để bán lại thì khác. Họ cần hoá đơn để ghi vào sổ sách của họ. Thiếu nó, nhiều công ty sẽ không mua, dù hàng mình tốt.

Khi anh chị bắt đầu bán sỉ, hoá đơn giúp anh chị bán được cho nhóm khách có sổ sách rõ ràng.

Cách làm: ba bước

Bước 1. Tìm khách cần hoá đơn. Chia khách làm hai nhóm: khách lẻ, và khách tổ chức như công ty, đại lý, trường học. Xem ai ở nhóm sau đã hỏi hoá đơn.

Bước 2. Có hộ kinh doanh. Hộ kinh doanh là cách đăng ký chính thức cho người buôn bán nhỏ. Bài trước về hộ kinh doanh đã chỉ cách làm online. Thường phải có bước này trước thì mới xuất được hoá đơn hợp lệ. Cơ quan thuế sẽ nói rõ trường hợp của anh chị.

Bước 3. Đăng ký hoá đơn điện tử. Chọn một nhà cung cấp phần mềm hoá đơn, đăng ký, rồi xuất hoá đơn ngay trên điện thoại. Không cần in ấn, không cần kho giấy.

Theo quy định hiện nay, khi doanh thu năm vượt 1 tỷ thì hộ thường phải dùng hoá đơn điện tử có mã. Đó là loại có mã số riêng cho từng tờ. Cũng có thể dùng hoá đơn từ máy tính tiền nối với cơ quan thuế. Máy này tự gửi số liệu bán hàng sang cơ quan thuế.

Dưới mức đó, anh chị vẫn có thể đăng ký sớm nếu khách cần. Quy định có thể đổi (cập nhật tháng 10/2026). Hỏi cơ quan thuế để chắc.

⏱ Việc 10 phút

Làm ngay trong 10 phút

Cần giấy và bút.

1. Viết 10 khách mua gần nhất. Lục tin nhắn cũ cũng được. (2 phút)

2. Cạnh mỗi tên, ghi "lẻ" hoặc "tổ chức". (3 phút)

3. Khoanh khách nào từng đòi hoá đơn. (2 phút)

4. Ghi "Cần" hoặc "Chưa cần". Nếu cần, thêm dòng "hỏi kế toán (người làm sổ sách và tính thuế) về hoá đơn điện tử". (3 phút)

Chưa ai đòi và doanh thu còn nhỏ thì chưa cần vội. Cứ bán khách lẻ, để việc này lại sau.

Tôi làm rồi

Ba chỗ hay sai

• Lo hoá đơn quá sớm khi chỉ bán khách lẻ và doanh thu còn xa mốc 1 tỷ. Tốn công mà chưa thu lại gì. Chờ có khách tổ chức hãy làm.
• Hứa với khách lớn khi chưa đăng ký xong. Lỡ hẹn thì mất đơn, mất cả uy tín. Đăng ký xong rồi mới hứa ngày.
• Ghi sai tên hoặc sai số tiền cho nhanh. Hoá đơn là giấy có số liệu thật. Ghi sai thì cả hai bên rắc rối. Hỏi nhà cung cấp cách sửa.