Chuyện thường gặp
Anh chị mất một buổi dựng được cái tự động: khách điền trên web là có tin nhắn về điện thoại, cuối ngày có bảng tổng kết.
Chạy ngon. Nhưng chỉ anh chị chạy được.
Đi vắng ba hôm là không ai đụng vào. Nhân viên hỏi thì anh chị phải gọi điện chỉ. Chỉ xong hôm sau lại quên.
Rốt cuộc tự động hoá xong mà vẫn không rảnh. Chỉ đổi từ tự làm việc đó sang tự trực việc đó.
Vì sao bàn giao hay thất bại
Vì anh chị bàn giao cách nó hoạt động, trong khi nhân viên chỉ cần cách bấm.
Anh chị giải thích: "cái này nó gọi vào Apps Script, rồi Apps Script bắn qua Telegram". Nhân viên gật đầu, không hiểu gì, và sợ đụng vào làm hỏng.
Bàn giao đúng thì ngược lại: không giải thích gì về máy móc cả. Chỉ ghi rõ bấm đâu, thấy chữ gì, sai thì làm gì.
Người ta chạy được máy giặt mà không cần biết mô-tơ quay thế nào.
Thứ anh chị cần không phải phần mềm đắt tiền
Không cần hệ thống phân quyền. Không cần phần mềm quản lý quy trình.
Cần ba thứ:
- Một tờ hướng dẫn một trang — bấm đâu, thấy gì, xong thì sao
- Một tài khoản riêng cho nhân viên — không đưa tài khoản của anh chị
- Một dòng chữ "gặp cái này thì gọi tôi" — vạch rõ chỗ nhân viên phải dừng lại
Bước 1 — Tách phần bấm ra khỏi phần cài
Trong mọi việc tự động, luôn có hai phần khác nhau:
PHẦN CÀI : dựng, sửa, nối, đổi khoá → anh chị giữ
PHẦN BẤM (hằng ngày) : mở, xem, nhập, gửi → nhân viên làm
Bàn giao chỉ bàn giao phần bấm. Phần cài không bàn giao, không cần giải thích, và không đưa quyền vào.
Viết ra giấy hai cột này trước. Nhìn xong là biết chính xác phải hướng dẫn cái gì.
Bước 2 — Mở tài khoản riêng, quyền hẹp nhất
⛔ Đây là chỗ hay bị làm sai và hậu quả nặng nhất.
Đừng đưa tài khoản của anh chị cho nhân viên dùng chung. Đừng gửi mật khẩu qua Zalo.
Làm thế này:
- Google Sheet: bấm nút Chia sẻ, thêm địa chỉ thư điện tử của nhân viên, chọn quyền Người chỉnh sửa nếu phải nhập, chọn Người xem nếu chỉ để xem.
- Nhóm Telegram: tạo một nhóm riêng, kéo nhân viên vào, cho bot vào nhóm đó. Nhân viên thấy tin báo mà không cầm khoá bot.
- Khoá, mật khẩu, mã bí mật: không đưa. Không viết vào tờ hướng dẫn. Không dán trong nhóm chat.
Người nghỉ việc thì bấm gỡ khỏi bảng và gỡ khỏi nhóm — mất mười giây. Nếu đã đưa tài khoản chung thì phải đổi mật khẩu cả hệ thống.
Bước 3 — Viết tờ hướng dẫn theo đúng khuôn "bấm — thấy — xong"
Mỗi bước đúng ba dòng. Không giải thích nguyên lý.
BƯỚC 1
Bấm : mở đường dẫn [dán đường dẫn] bằng trình duyệt trên máy tính
Thấy: bảng tên "Khách hỏi trong ngày", cột đầu là Thời gian
Xong: không thấy bảng → chụp màn hình gửi tôi, đừng bấm gì thêm
BƯỚC 2
Bấm : xem các dòng có màu vàng — đó là khách chưa ai gọi lại
Thấy: mỗi dòng có tên, số điện thoại, nội dung hỏi
Xong: gọi xong thì gõ chữ "đã gọi" vào cột cuối, dòng hết màu vàng
BƯỚC 3
Bấm : cuối ca, gõ vào nhóm Telegram câu "Hết ca, còn [số] khách chưa gọi"
Thấy: tin nhắn hiện trong nhóm
Xong: xong việc trong ngày
Tờ này in ra, dán cạnh máy. Hoặc chụp ảnh gửi vào nhóm.
Bước 4 — Nhờ máy viết tờ hướng dẫn hộ
Anh chị biết việc nhưng viết hướng dẫn thì mất công. Giao được.
📋 Câu lệnh — chép nguyên cả khối
Tôi cần viết tờ hướng dẫn cho nhân viên, người này KHÔNG biết gì về
máy móc, lập trình, và sẽ sợ nếu thấy chữ kỹ thuật.
Việc cần bàn giao: [tả việc, ví dụ: mỗi ngày mở bảng Google Sheet xem
khách mới, gọi lại, đánh dấu đã gọi, cuối ca báo vào nhóm Telegram]
VIỆC: viết tờ hướng dẫn một trang, chia thành các bước.
Mỗi bước đúng 3 dòng theo khuôn:
Bấm : (bấm vào đâu, mở cái gì)
Thấy: (màn hình sẽ hiện chữ gì, nhìn vào đâu để biết đúng)
Xong: (làm sao biết đã xong, hoặc nếu sai thì làm gì)
RA DẠNG: đánh số bước. Cuối tờ thêm mục "Gặp mấy chuyện này thì
dừng lại và gọi tôi" gồm 4-5 tình huống.
TRÁNH:
- Không giải thích cơ chế, không nói tên công nghệ nào
- Không dùng từ tiếng Anh nếu có từ tiếng Việt thay được
- Không viết chỗ nào để điền mật khẩu hay mã khoá
- Không cho nhân viên quyền sửa phần cài đặt
Đọc lại, sửa cho khớp thực tế màn hình, in ra.
Bước 5 — Vạch rõ chỗ phải dừng
Phần này quan trọng ngang phần hướng dẫn. Cuối tờ ghi rõ:
Gặp mấy chuyện này thì dừng lại và gọi tôi:
- Bảng không mở được, hoặc mở ra trống trơn
- Có ai xin mật khẩu, xin khoá, xin mã — kể cả tự xưng là nhân viên nhà mạng
- Khách hỏi chuyện tiền: giảm giá, hoàn tiền, cọc
- Khách khiếu nại hoặc doạ
- Cần đổi bất kỳ cài đặt nào
Ba dòng cuối là ba loại việc không bao giờ giao thẳng: việc dính tiền, việc là cam kết với khách, việc chạm vào thông tin cá nhân của khách. Nhân viên soạn nháp được, nhưng người quyết vẫn phải là anh chị.
Ba chỗ hay làm sai
Bàn giao bằng miệng. Chỉ một lần qua điện thoại thì hôm sau quên sạch. Phải có tờ giấy, và tờ đó phải nằm ngay chỗ làm việc.
Đưa tài khoản của mình cho nhân viên dùng. Tiện lúc đầu, phiền về sau. Mở tài khoản riêng ngay từ đầu, mất năm phút.
Bàn giao xong không đứng xem họ làm một lần. Đứng cạnh nhìn nhân viên chạy hết một lượt, không nhắc gì. Chỗ nào họ khựng lại là chỗ tờ hướng dẫn viết chưa rõ — sửa ngay dòng đó.
Sau bài này anh chị có gì
Việc tự động Tách 2 phần Nhân viên chạy
↓ ┌── Phần cài → anh chị giữ (khoá, cài đặt)
bàn giao ────┤
└── Phần bấm → nhân viên (tờ 1 trang: bấm–thấy–xong)
↓
Anh chị đi vắng, việc vẫn chạy
Tự động hoá chỉ thật sự rảnh khi có người khác chạy được nó. Chừng nào chỉ mình anh chị bấm được, chừng đó anh chị vẫn đang trực máy.