Chuyện thường gặp
Anh chị dựng được cổng bán hàng tự động. Tiền về là máy mở hàng.
Nhưng tuần nào cũng có mấy việc này:
Sáng mở sổ đơn, chép doanh thu sang bảng tính. Có đơn lạ thì mở nhật ký ra soi. Khách nhắn "em mất link" thì đi tìm mã đơn giúp họ. Cuối tuần ngồi cộng xem tuần này bán được bao nhiêu.
Mỗi việc 15 phút. Cộng lại là ba tiếng một tuần.
Máy đã làm phần khó. Còn anh chị đang làm phần dễ mà máy cũng làm được.
Thứ anh chị cần không phải phần mềm đắt tiền
Cần một cái thước để đo mọi việc mình đang làm.
Thước đó là 3 câu hỏi:
Một — việc này có lặp lại không? Việc lặp lại thì máy làm được.
Hai — việc này có cần anh chị quyết không? Nếu chỉ là chép, cộng, đối chiếu, tìm kiếm — thì không cần người.
Ba — nếu anh chị nghỉ một tuần thì việc này đứng lại hay vẫn chạy? Đứng lại nghĩa là anh chị đang là một bánh răng trong cỗ máy của chính mình.
Việc nào lặp lại, không cần quyết, và làm đứng cả hệ khi anh chị vắng — việc đó phải giao ngược lại cho máy.
Bước 1 — Ghi ra 3 việc lặp nhiều nhất
Không cần liệt kê hết. Lấy 3 việc anh chị làm nhiều nhất tuần qua.
Với mỗi việc ghi 3 dòng: làm mấy lần, mỗi lần bao nhiêu phút, có phải quyết định gì không.
Phần lớn sẽ rơi vào 4 nhóm: chép số liệu, đối chiếu, tìm lại thông tin cũ, trả lời câu hỏi giống nhau.
Cả 4 nhóm máy đều làm được.
Bước 2 — Phân biệt 2 loại việc
Đây là chỗ nhiều người làm sai.
Việc cơ bắp: chép, cộng, đối chiếu, tìm, gửi, nhắc. Không có phán đoán trong đó. Giao hết cho máy.
Việc phán đoán: định giá, chọn hướng đi, quyết có nhận đơn lớn không, quyết bỏ một sản phẩm. Giữ lại.
⛔ Có hai nút anh chị không bao giờ giao cho máy, dù nó lặp lại: nút tiền và nút công khai.
Nút tiền là nạp tiền quảng cáo, bật chiến dịch, hoàn tiền cho khách. Nút công khai là đăng bài, đẩy trang lên mạng.
Máy chuẩn bị sẵn tới bước cuối. Người bấm nút.
Bước 3 — Giao việc cho máy
Với mỗi việc cơ bắp ở bước 1, dán đoạn này cho Claude:
Tôi đang làm tay một việc lặp đi lặp lại, muốn giao cho máy làm thay.
Việc đó là: [mô tả việc, ví dụ: mỗi sáng tôi mở sổ đơn hàng, chép doanh thu
hôm qua sang bảng tính, rồi cộng lại xem tuần này được bao nhiêu]
Tôi làm việc này [mấy lần một tuần], mỗi lần khoảng [mấy phút].
Dữ liệu đang nằm ở: [ví dụ: cơ sở dữ liệu đơn hàng trên hosting]
Hãy làm 3 việc:
1. Chỉ rõ trong việc này, chỗ nào là thao tác thuần tuý (máy làm được)
và chỗ nào cần tôi quyết (phải giữ cho tôi)
2. Viết đoạn mã cho phần máy làm được, chạy tự động theo lịch
3. Cuối mỗi lần chạy, bắn cho tôi một tin Telegram gọn: kết quả ra sao,
có gì bất thường không
Bắt buộc:
- KHÔNG tự động làm bất kỳ việc gì liên quan tới chi tiền hay đăng công khai
— những việc đó chỉ được chuẩn bị sẵn rồi chờ tôi bấm
- Có gì sai thì báo tôi, đừng im lặng bỏ qua
- Mọi khoá và mật khẩu để ở file cấu hình riêng, không nằm trong mã
Nói rõ bằng tiếng Việt tôi phải đặt file ở đâu và hẹn lịch chạy thế nào.
Làm xong một việc thì chạy thử vài ngày. Chạy đúng rồi mới làm việc tiếp theo. Đừng giao 3 việc cùng lúc.
Bước 4 — Đổi báo cáo thành báo động
Đây là bước ít người làm nhưng tiết kiệm nhiều giờ nhất.
Báo cáo hằng ngày bắt anh chị ngồi đọc để tìm xem có gì bất thường không. Đọc 30 ngày thì hai mươi chín ngày không có gì.
Đổi cách: bảo máy chỉ nhắn khi có chuyện.
- Hôm nay không có đơn nào → nhắn
- Có đơn nhưng tiền không khớp → nhắn
- Trang bán không mở được → nhắn
- Mọi thứ bình thường → im lặng
Điện thoại im nghĩa là ổn. Anh chị không phải đọc gì cả.
3 chỗ hay làm sai
Tự động hoá cả việc phán đoán. Giao cho máy quyết giá, quyết bật quảng cáo. Máy quyết nhanh và quyết sai nhanh. Việc phán đoán giữ lại.
Giao nhiều việc một lúc. Ba cái cùng chạy, một cái hỏng, không biết cái nào. Làm từng cái, chạy thử, rồi mới làm cái tiếp.
Máy làm sai mà im lặng. Đây là kiểu hỏng tệ nhất — anh chị tưởng mọi thứ chạy, 2 tuần sau mới phát hiện. Mọi việc tự động phải có đường báo lỗi về Telegram.
Sau bài này anh chị có gì
┌─── việc cơ bắp ───┐
│ chép số liệu │
Mọi việc ────→ │ đối chiếu │ ────→ MÁY LÀM
│ tìm lại thông tin │ (báo động khi có chuyện)
│ nhắc, gửi │
└───────────────────┘
┌─ việc phán đoán ──┐
│ định giá │
│ chọn hướng đi │ ────→ ANH CHỊ LÀM
│ ⛔ nút TIỀN │
│ ⛔ nút CÔNG KHAI │
└───────────────────┘
Mỗi tuần soi lại danh sách. Việc nào rơi xuống ô trên thì giao đi. Ô dưới chỉ nên có vài dòng — nếu nó dài ra, nghĩa là anh chị lại đang làm hộ máy.