Ba loại việc: việc ra đơn, việc giữ cửa, và việc chỉ làm cho bận

Chuyện thường gặp

Cuối ngày anh chị thử kể lại mình đã làm gì. Nhớ được vài việc. Mấy tiếng còn lại đi đâu không rõ.

Có hôm khác chỉ làm bốn tiếng mà chốt được 2 đơn, người lại nhẹ hẳn. Cùng một người, khác nhau ở loại việc đã làm.

Vì sao: ba loại việc viết ra trông giống hệt nhau

Trong sổ, việc nào cũng là một dòng với một dấu tích, nên nhìn không phân biệt được. Thật ra có ba loại.

• Việc ra đơn là việc kéo được người mua. Ví dụ: gọi khách cũ, đăng bài, nhắn lại người hỏi hôm qua, báo giá.
• Việc giữ cửa (nói về việc, không phải "tiền giữ cửa" ở bài tính lãi) không đem đơn mới. Nhưng bỏ đi thì có người mất tiền, mất hàng hoặc mất lòng tin. Ví dụ: giao hàng, ghi sổ thu chi, trả lời khách đã mua, nhập hàng.
• Việc cho bận là việc bỏ đi chưa ai thiệt. Ví dụ: xếp lại thư mục máy tính, xem đối thủ đăng gì, họp nội bộ 90 phút.

Việc cho bận hay đội lốt việc ra đơn, nên đừng tin cảm giác mà hãy đo bằng phút. Mẹo nhận ra: đầu bên kia không có khách cụ thể nào đang chờ. Vì vậy phải tự đặt vạch đích bằng một giới hạn số phút.

Cách làm: đo một ngày thật, rồi đặt giới hạn giờ

Bước 1. Ghi lại một ngày đã qua, kèm số phút. Ghi cái đã xảy ra, đừng ghi cái định làm.

Bước 2. Gắn nhãn từng dòng. Hỏi hai câu theo thứ tự. Viết được từng bước từ việc này tới lúc có người trả tiền không? Có thì là việc ra đơn. Bỏ việc này thì có ai thiệt không? Có thì là việc giữ cửa. Còn lại là việc cho bận.

Bước 3. Cộng phút từng loại. Ví dụ, số minh hoạ: một ngày của một tiệm nhỏ.

Ra đơn     55 phút
Giữ cửa   190 phút
Cho bận   255 phút
Cộng      500 phút, tức 8 giờ 20

Việc cho bận chiếm 255 ÷ 500 = 51 phần trăm ngày. Việc ra đơn chiếm 55 ÷ 500 = 11 phần trăm.

Bước 4. Đặt giới hạn cho từng loại. Giới hạn là số phút ít nhất hoặc nhiều nhất mình cho phép. Ví dụ, số minh hoạ:

Ra đơn    ít nhất 120 phút, làm đầu ngày
Giữ cửa   gom vào hai khung, như 11 giờ và 16 giờ, tổng khoảng 190 phút
Cho bận   nhiều nhất 30 phút, để cuối ngày

Tính lại cho ngày ví dụ. Việc ra đơn thiếu 120 − 55 = 65 phút. Việc cho bận thừa 255 − 30 = 225 phút. Chuyển 65 phút sang việc ra đơn, còn dư 225 − 65 = 160 phút để nghỉ.

Làm việc ra đơn đầu ngày, lúc còn tỉnh và còn gan gọi điện. Để việc cho bận cuối ngày, vì lúc mệt vẫn xếp lại được thư mục máy tính.

Việc giữ cửa đừng cắt, hãy gom lại. Nếu nó cứ 15 phút chen vào một lần, hai tiếng gọi khách sẽ đứt đoạn.

⏱ Việc 10 phút

Làm ngay trong 10 phút

Cần tờ giấy và cây bút. Chưa nhớ rõ thì ước chừng.

1. Viết ra việc đã làm hôm qua, mỗi việc một dòng. (3 phút)

2. Ghi số phút cạnh mỗi dòng. (2 phút)

3. Gắn nhãn từng dòng: ra đơn, giữ cửa hoặc cho bận. (2 phút)

4. Cộng phút của từng loại. (2 phút)

5. Khoanh số phút của loại cho bận. (1 phút)

Tôi làm rồi

Ba chỗ hay sai

• Xếp việc học vào loại ra đơn. Học chỉ tính là ra đơn khi tuần này anh chị đem thứ học được đi gặp một khách cụ thể. Chưa dùng ngay thì xếp vào cho bận.
• Xếp việc giữ cửa vào loại cho bận rồi bỏ. Giao hàng chậm, sổ sách rối, khách cũ bị bỏ quên. Vài tháng sau mới thấy hậu quả.
• Đo một ngày rồi thôi. Đo một lần thì giật mình, sửa được hai hôm, tuần sau về như cũ. Hai tuần đo lại một ngày, mất 10 phút.